Celebrar la vida o tener una ‘excusa’ para hacerlo. Ése es el sentimiento generalizado de una sociedad que quiere olvidar y dejar atrás, que ha dejado atrás, una pandemia sanitaria. Aún con el miedo, no ya al Covid-19, sino al bolsillo, pero con las ganas de disfrutar plenamente de una boda, una Primera Comunión, un bautizo, un evento empresarial o un cumpleaños. La imagen y lo visual está de moda, cualquier mínimo detalle no se deja a la improvisación, por lo que cada vez es más frecuente que personal especializado en eventos o ceremonias, los conocidos como ‘events planners’ o ‘wedding planners’ sean los encargados de que ese día especial sea inolvidable.
Una vuelta a la normalidad donde existen ganas de reunirse y de disfrutar del momento, aquí y ahora. La pandemia, ya olvidada, ha hecho que eventos y ceremonias aumenten recuperando cifras de prepandemia, si bien la actual situación económica frena en parte ese crecimiento. Las bodas ocupan todavía el grueso de celebraciones, aunque los eventos familiares, privados, empresariales y corporativos están ganando terreno y van en aumento.
A la clásica BBC (bodas, bautizos y comuniones) se une un rosario de ceremonias y celebraciones familiares, que van desde cumpleaños, graduaciones, puestas de largo –algo menos-, despedidas de soltero y de soltera, aniversarios de boda… Pero también se festejan los divorcios o las jubilaciones. Es más, como diría aquel, no has nacido aún o te has muerto y también se hace una fiesta, herencia de la tradición anglosajona, como son las denominadas ‘Baby Shower’ (fiesta de bienvenida al bebé) o ‘Gender Reveal Party’ (fiesta de revelación de sexo del bebé) y los funerales, sobre todo en ciudades con población extranjera, donde se organizan comidas con los platos favoritos del fallecido o celebraciones de recuerdo en homenaje al finado una vez pasado el duelo.
En materia de eventos corporativos, ya se hacían anteriormente, pero ahora se ha generalizado más si cabe, comenta Cristina Cabello, organizadora de eventos, porque las empresas se han dado cuenta de la importancia de presentar su producto o dar a conocer algún proyecto entre sus clientes en un entorno diferente y con un programa original, atractivo y planificado al detalle. Aquí caben todo tipo de eventos, desde aniversarios de empresa, presentaciones de productos o de proyectos hasta ‘team building party’ o encuentros de construcción de equipo.
Para dar cuenta del boom de demanda, algunos profesionales tienen su agenda llena para 2023 e incluso 2024 con un margen para eventos de última hora. A este respecto, Cristina asegura que la mayoría de los eventos se concentran en los meses de mayo, con las comuniones, junio, julio y agosto, aunque se huye del excesivo calor; septiembre y octubre son también dos meses de un gran número de celebraciones y eventos.
De cualquier modo, sea evento familiar o empresarial, lo que se demanda es que el evento tenga un hilo argumental en el que se vivan experiencias, explica Cabello, “se planifica todo al detalle, siguiendo una coherencia”. En el caso de las bodas, se define en primer lugar la idea o el concepto clave de la ceremonia, a continuación se lleva a cabo un ‘brainstorming’ o lluvia de ideas dándole forma, ajustándose o no a un presupuesto, “en mi caso siempre nos ajustamos al presupuesto del cliente, hay otras empresas que no lo hacen, pero para mí es mucho más sencillo ofrecer opciones viables en función de un precio, porque si no se puede disparar de coste”.
La captación sensorial y los detalles son elementos básicos en los eventos de hoy en día. Por ejemplo, en una fiesta donde se revela el sexo del futuro bebé a la familia, la decoración a base de globos, confeti, guirnaldas…, o la tarta se ponen de color rosa o azul dependiendo de si va a ser niño o niña, o de ambos si son gemelos de ambos sexos. En el caso de un evento de empresa, léase el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, se pueden utilizar ambientadores o velas de un olor determinado, obsequiando al cliente con una pequeña vela del mismo aroma para que cuando la olfatee, le recuerde a ese artículo en concreto y a la empresa que lo comercializa.
‘Team Building’, en auge.- Los eventos en empresas, entidades privadas o colegios profesionales se han reactivado, es más, aquellos negocios no habituados anteriormente han decidido programar en el calendario algunas celebraciones, bien de aniversario, campañas o presentaciones de productos o los mencionados team building partys. Los congresos también están experimentando un auge, mayor si cabe a los años prepandemia.
No sólo se está mejorando la imagen de cara al exterior, las empresas han recuperado las reuniones de team building o fortalecimiento de equipo, gracias a las cuales los trabajadores viven una jornada de convivencia con experiencias únicas en un entorno distinto a la oficina. Si ya en prepandemia eran conocidas las jornadas de paintball o de ruta en algún paraje, ahora las opciones se han diversificado sobremanera y se organizan eventos totalmente personalizados. “Se puede hacer lo que la empresa desee con el presupuesto indicado, aunque lo lógico es conocer previamente la empresa, qué tipo de negocio es, si hay personas con discapacidad, la edad media de los trabajadores y su capacidad física…, porque no es lo mismo poner a chicos de 30 años a hacer tirolina que a trabajadores de 60 años”, comenta Cabello. Reconoce que cualquier empresa demanda este tipo de jornadas, sea de tamaño pequeño o grande, y suelen repetir porque los resultados son muy positivos, “cuando se hace piña, todo el mundo trabaja mejor; además, se respira muy buen ambiente y redunda en una mayor productividad”.
Las claves para que un evento salga perfecto.- Para que un evento salga perfecto, lo más importante es tenerlo todo previsto, no dejar nada a la improvisación. Así lo recomiendan Natalia Fernández y Javier Castedo, de la empresa ‘Wedding Planners’, de Boadilla del Monte. Advierten de que ellos, como profesionales, no pueden garantizar el tiempo que va a hacer ese día, “pero sí garantizamos que, si te casas en una finca, hay un plan B por si llueve, que no te amargue el evento. Es eso, tenerlo todo previsto, absolutamente milimetrado. Siempre decimos que esto es un directo, no hay opción de repetir. No es lo mismo que cuando hacemos eventos de empresa, es diferente, si un año por lo que sea te sale regular, tienes el año siguiente para poder hacerlo mejor, pero una boda es un directo. El secreto es tenerlo todo absolutamente previsto, organizado, coordinado con los proveedores, vamos a las localizaciones mil veces, esa es la clave”.
En su caso, son especialistas en decoración, gracias a que una de sus familiares era decoradora, aunque Javier es decorador y florista de profesión. Algunos clientes les contratan exclusivamente para la decoración del evento.
“Nos han pedido la luna”.- En cuanto a los sectores que se ven implicados a la hora de planificar un evento, estos organizadores de bodas señalan que son numerosos, ya que van desde la propia localización del evento, pasando por catering, fotógrafo, vídeo, flores, invitaciones, animación, iluminación, hoteles, transportes, magos, “de todo lo que te puedas imaginar. Hubo una pareja que nos pidió la luna y estuvimos con los del Circo del Sol porque montamos un globo aerostático iluminado. En fin, están las cosas básicas que todo el mundo piensa y según va creciendo el proyecto y el presupuesto que tenga la gente, esto se puede ampliar hasta el infinito”, comenta Natalia. Preguntada si algún cliente ha pedido alguna cosa que no le hayan podido dar, Natalia se muestra rotunda: “pues no! (risas). Al final, a nosotros nos orientan con el presupuesto y las propuestas que hacemos se tienen que ajustar un poco a eso. Estamos muy curtidos en buscarnos la vida (risas)”.
Cada evento es un reto para estos organizadores de bodas y eventos. Trabajan sin dossier alguno, porque quieren que los novios no vengan con una idea preconcebida o una foto diciendo “quiero esto”, lo importante, ha señalado, es que el cliente se imagine su boda “y nosotros darle la forma. Cada boda es totalmente personalizada, no todo el mundo tiene la misma localización, no todo el mundo tiene el mismo presupuesto, ni la misma idea… Todo está personalizado, el proyecto creativo, todo”, ha subrayado Natalia.
A su juicio, el entretenimiento es un arte, no es sólo hacer un catering, sino que todo tiene que estar en perfecta armonía, “para ello buscamos la armonía de que todos los proveedores trabajemos al unísono y coordinados para dar forma al evento. La coordinación de todo para que todo salga perfecto”.
Preguntados por último por el evento que recuerden con más cariño, rememoran uno que hicieron en un bosque, “los novios eran españoles, pero vivían en Colombia y eran unos locos absolutos de los festivales de música, se recorrían el mundo de festival en festival. Nos llamaron para montar una boda como un festival de música, pero lo que les parecía importante era el suelo que pisarían. Nos mandaban fotos del suelo que había que pisar, no querían pisar asfalto, ni césped, querían pisar bosque y no querían que fuera ninguna finca. Claro, había que buscar un bosque. Súper complicado. Empezamos a mover contactos y al final en Rascafría conseguimos un hombre que tenía un montón de hectáreas de monte con pinos, les mandamos las fotos del suelo (risas), “¿es este suelo? Eso quiero”, nos dijeron. Iban 400 personas de invitados, era una boda grande, tuvimos que tirar luz, agua, todo en medio del bosque, montamos escenarios impresionantes, pantallas por todo el bosque ¿Qué pasó? Esto era un 19 de julio hace ya 9 años y claro, estoy enganchada a las aplicaciones del tiempo y ese día nos daban lluvia. Comité de crisis, nos reunimos en la oficina, al final montamos unas carpas tipo tipis, quedó todavía más bonito y fue un reto. Hicimos una ceremonia preciosa con lianas colgando de los árboles por todos los lados, no había nada de flor y quedó súper bonita y la lluvia le dio un rollo escocés. Fue preciosa pero fue un gran reto”.
Entrevista con ‘Wedding Planners’: Natalia Fernández y Javier Castedo
“Ahora los clientes apuestan por eventos más visuales”
La empresa Wedding Planners lleva 20 años organizando y decorando eventos, haciendo realidad los sueños de sus clientes en su día especial. Ubicada en Boadilla del Monte, apuestan por un trabajo personalizado, escuchando a sus clientes, aconsejándoles para que ese día sea inolvidable. Un trabajo nada fácil ya que se enfrentan a retos que, gracias a su profesionalidad y experiencia, superan con matrícula de honor.
Pregunta.- ¿Cómo ha evolucionado la organización de eventos después de la pandemia o actualmente estamos ya como antes?
Respuesta.- Ahora ya empezamos a parecernos mucho a lo que era antes de la pandemia, desde este año ya comenzamos a hacer bodas a largo plazo. En los años de la pandemia 21/22 las bodas eran con casi seis meses de antelación y actualmente estamos como antes, de hecho, nosotros el año que viene ya lo tenemos a tope. La pandemia ya se ha olvidado. Sí es verdad que la gente tiene miedo a lo económico, no se gasta el dinero tan alegremente por temor a gastarse sus ahorros. Creo que ésta situación que hemos vivido nos ha enseñado que tenemos que tener un poco las espaldas cubiertas. Antes la gente venía, se gastaba sus ahorros en su boda, esto ya no lo hacen, se gastan la mitad y la otra mitad se la dejan por si acaso.
P.- ¿Qué es lo que más demandan los clientes?
R.- Antes comer bien era muy importante y ahora es muy importante la decoración y una buena animación, apuestan por un evento más visual. A ver, la comida es importante, pero es verdad que la gente tiene ya mucha cultura gastronómica, ir a un restaurante a comer bien ya no es un lujo y no quieren sorprender tanto con la comida como con decoraciones impresionantes, música en directo o las localizaciones. Hacemos muchas bodas de fines de semana completos porque tenemos muchas parejas que por su situación personal se han ido a vivir fuera de España, pero vuelven para casarse. Nos encargamos de los desplazamientos, hoteles, actividades para hacer alrededor de la boda todo ese fin de semana… hacemos mucha destination wedding.
P.- Trabajáis a nivel nacional e internacional, ¿es más complicado organizar el evento fuera por los proveedores?
R.- Yo siempre digo que somos salva marrones (risas). Cuando estás acostumbrada a negociar con proveedores, te da un poco igual aquí que allí. Es algo más difícil porque no tienes el contacto del día a día, pero la pandemia nos ha enseñado a reunirnos por videoconferencia. Antes no estábamos acostumbrados y era todo presencial, ahora hemos aprendido que en el trayecto se consume mucho tiempo y es más fácil conectarse. A mí me da pena porque prefiero el tú a tú, pero ahora me conecto con los proveedores y es facilísimo. Con los novios es igual. Tenemos novios que están en Australia, en Nueva York, en Irlanda y otros que trabajan en un crucero y está viajando todo el rato y así es fácil.
P.- ¿Cuál es la parte más y menos glamurosa de este trabajo?
R.- En sí el concepto es muy bonito, es glamuroso todo porque nosotros al final estamos dando forma a un sueño. Aquí vienen las parejas con un sueño que llevan alimentando toda su vida, y nosotros se lo hacemos realidad, eso para nosotros es lo más glamuroso que hay. Lo menos para nosotros sería cuando estamos terminando de montar el evento y nos tenemos que cambiar. Date cuenta que muchas veces estamos en medio del campo, con el delantal, llenos de barro o de arena y de repente llega la hora, aparecen los primeros invitados y nos ponemos detrás de cualquier sitio a limpiarte, maquillarte y cambiarte, evidentemente nosotros no vamos vestidos de boda, pero tienes que tener una apariencia presentable porque estás tratando con gente. Nos cambiamos como podemos (risas).
P.- ¿Por qué contratar un wedding planner?
R.- Las parejas que vienen a nosotros lo hacen por varios motivos: primero porque quieren hacer una boda especial y segundo porque tienen poco tiempo, al final todos tenemos horarios complicados y muchos proveedores tienen horarios con los que a los novios les es imposible de contactar. Nosotros les ayudamos a organizar su boda, hacemos por así decirlo, el trabajo feo de la organización: buscar proveedores, pedir presupuestos, quedamos con ellos, nos comprometemos a dar la mejor calidad al mejor precio, llevamos 20 años en el sector y conseguimos cosas mucho más interesantes que el cliente final. Los vamos a acompañar en todo el proceso y el día de la boda estamos allí desde que empieza el montaje hasta que se va el último invitado trabajando para que ellos no se tengan que preocupar de nada, llevando la dirección del evento, los horarios…, les llevamos absolutamente todo, somos su mano derecha en todos los meses que dura su organización y el día de la boda, por supuesto. Ellos sólo tienen que preocuparse de disfrutar.
Texto: Kathy Montero, O.C.R. Fotos: Cedidas por la empresa ‘Wedding Planners’ de Boadilla del Monte
